Một nghiên cứu của Bain & Company vào năm 2008 cho biết:
“Trung bình mỗi doanh nghiệp dùng tới 15% quỹ thời gian làm việc của mình cho việc họp hành. Và con số này đang tăng lên mỗi năm.”
Một lần nọ, tôi đến tham dự training của một doanh nghiệp startup mới nổi. Nói là Start Up nhưng quy mô của họ hoạt động trên 5 nước Đông Nam Á. Tôi tò mò quan sát cách mà nhân viên ở đó làm việc. Phần lớn nhân viên là người trẻ, kể cả quản lý cấp trung cũng rất trẻ. Không khí làm việc có vẻ tập trung và sôi nổi. Thế nhưng có một điều đáng lưu ý …
Trong 1 tiếng đồng hồ tôi đứng ở hành lang khu phòng họp, tôi chứng kiến có đến 3 team thay phiên nhau xếp hàng để được vào họp. Mỗi team từ 6 – 8 người. Team vào trước bị lố giờ book phòng họp mất 15 phút, là y như rằng team thứ 2 bắt đầu phàn nàn, nhăn nhó. Và họ nháo nhào tìm người admin phụ trách book phòng để khiếu nại. Cứ như thế, team thứ 2 vào phòng họp với một bầu không khí nặng trịch, khó chịu và rồi họ lố thời gian thêm 30 phút trong sự phẫn nộ của team thứ 3.
Thế đấy, tôi tin rằng không chỉ công ty startup kia, mà kể cả những doanh nghiệp già cỗi hơn, cả những công ty nước ngoài, họ cũng gặp tình huống tương tự với các cuộc họp.
Một nghiên cứu khác cho biết: Khi các chuyên viên cấp cao của một công ty được mời tham gia cuộc khảo sát đánh giá mức độ hiệu quả các cuộc họp mà họ tham dự, có đến 50% số người đánh giá những cuộc họp đó là “không hiệu quả” hoặc “rất không hiệu quả”.
Hãy cùng phân tích thực tại xem nhé!
Có 12 vấn đề mà chúng ta thường hay bắt gặp trong các cuộc họp nói chung:
1. Đi sâu vào chi tiết gây lạc đề hoặc không theo khung nội dung đã định 2. Mức độ thamgia không đồng đều giữa các thành viên; Có những thành viên phát biểu từ đầu tới cuối, một số người thì ngược lại3. Bỏ sót thông tin, ý tưởng quan trọng4. Hiểu sai, quá nhiều góc nhìn cho cùng một vấn đề, không có công cụ giúp mọi thành viên hình dung vấn đề một cách đồng nhất5. Nội dung họp thường bị lãng quên chỉ sau vài ngày6. Quá trình thực thi sau họp không có công cụ theo dõi hoặc theo dõi không sát sao7. Một số người tham gia không cảm thấy được tôn trọng do ý kiến không được ghi nhận8. Thiếu công cụ để người không tham gia họp vẫn có thể nắm bắt được thông tin9. Các buổi họp quan trọng chưa tạo ra sức ảnh hưởng lớn nhất đối với nhân viên do thiếu bước truyền thông sau cuộc họp10. Không tạo được không gian sáng tạo và giúp người tham gia phát triển ý tưởng 11. Không phân cấp được ý tưởng 12. Cuộc họp đa ngôn ngữ, đa văn hoá
Làm cách nào để giải quyết 12 vấn đề nan giải này?
Tin vui cho những người làm quản trị đây!
Tôi tin rất nhiều người hiểu rằng: hình ảnh có tác dụng tốt hơn ngôn từ trong việc ghi nhớ.
Cụ thể, chúng ta có thể ghi nhớ đến 80% những gì chúng ta thấy, và chỉ 10% với những thứ chúng ta nghe hoặc đọc.
Một bài khảo sát đã cho kết quả: 3 ngày sau một event, trung bình một người tham dự chỉ có thể ghi nhớ 10 – 20% những thông tin được nghe hoặc đọc, nhưng anh ta có thể nhớ đến 65% thông tin được biểu đạt bằng hình ảnh.
Hãy thử ứng dụng hình ảnh vào biểu đạt thông tin trong các buổi meeting!
Tại sao không?1. Một bức Graphic Agenda (nội dung họp được vẽ lại) trong buổi meeting sẽ giúp bám sát nội dung chính2. Sử dụng các templates Sketchnote phù hợp, được chuẩn bị sẵn để kêu gọi sự tham gia của tất cả thành viên3. Sử dụng sticky notes kết hợp với các template cuộc họp để thu thập nhanh thông tin, giúp không bỏ sót ý kiến người tham dự4. Việc các thành viên cùng nhìn vào một bức diễn hoạ thông tin, giúp hình dung vấn đề đồng nhất hơn.5. Nội dung cuộc họp được thể hiện bằng hình hoạ được dán ở vị trí dễ nhìn trong/ngoài phòng họp luôn gây được sự chú ý và khuyến khích nhân viên hành động6. Một dự án có timeline gồm nhiều milestone nếu được hình ảnh hoá, sẽ giúp nhân viên theo sát được tiến trình và deadline, tăng hiệu quả công việc. Ví dụ: lịch đào tạo, deadline cho từng giai đoạn của dự án, v.v…7. Một số thành viên nêu ý kiến nhưng vì nhiều lý do, ý kiến của họ không được ghi nhận, không xuất hiện trong biên bản họp, khiến nhân viên cảm thấy bị left out, dẫn được việc tham gia ở các cuộc họp sau bị hạn chế8. Chỉ những người tham gia họp mới hiểu nội dung, nếu toàn bộ thông tin được capture bằng hình ảnh trực quan, sinh động, dễ hiểu thì những người không tham gia vẫn có thể nắm bắt. Điều này phát huy tác dụng trong các buổi họp quan trọng và có vài thành viên vắng mặt.9. Hãy tưởng tượng bản có thể sử dụng bức diễn hoạ thông tin để làm báo cáo, thuyết trình hoặc làm truyền thông sau cuộc họp, chắc chắn việc này sẽ tạo được ảnh hưởng vô cùng mới mẻ, thú vị và có ích. 10. Một cuộc họp với bầu không khí thiếu sôi nổi hoặc áp lực cao sẽ hạn chế việc suy nghĩ ra ý tưởng mới, graphic sẽ giúp tạo ra một không gian đầy màu sắc, vui nhộn và kích thích não phải hoạt động hiệu quả. 11. Khi có quá nhiều ý tưởng được nêu ra, người điều hành cuộc họp thường bối rối khi tiếp nhận, đánh giá và phân cấp ý tưởng, cái nào quan trọng hơn/cần thực hiện trước. Với cách phân cấp ý tưởng bằng hình khối và màu sắc giúp cho cuộc họp trở nên có hệ thống.12. Cuộc họp có nhiều thành phần tham dự, đa ngôn ngữ, đa văn hoá gặp khó khăn trong việc hiểu nội dung truyền tải. Ngôn ngữ chung nhất chúng ta có thể dùng chính là: HÌNH ẢNH
Ứng dụng Tư duy hình ảnh vào cuộc họp chắc chắn là một điều mới mẻ và khiến cho người tham gia thích thú. Nhưng để bắt đầu, không phải nhà quản trị nào cũng sẵn sàng và dễ dàng bị thuyết phục và thay đổi.
Tôi hiểu, các doanh nghiệp cần thời gian để thích nghi với cách làm này. Nhưng với sức mạnh của Tư duy hình ảnh, tôi có một niềm tin mãnh liệt rằng Sketchnote sẽ sớm trở thành công cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp tại Việt Nam trong tương lai gần… !
Chung Le_23.09.2018